涉外公证实务操作中需注意的几个问题

　　涉外公证是指公证事项的当事人、证明对象或公证文书使用地等因素中，至少有一个以上的涉外因素公证事项。涉外公证文书主要发往境外使用，具有特殊的法律效力。

　　涉外公证文书一般用于我国公民出国留学、工作、探亲、定居、旅游，以及我国企事业法人单位、国家机关对外使用;也有部分当事人为华侨、侨眷、旅居我国的外国人。

　　涉外公证主要有出生公证、学历公证、婚姻状况公证、未受刑事制裁公证和收养公证等。

　　涉外公证是一类极其重要的公证事项，代表着一个公证处的形象，涉外公证文书大部分是发往国外使用的，因此也可以说代表了一个国家的对外形象。这就要求涉外公证员具备很强的责任心，高素质、高效率地完成工作。根据笔者多年办理涉外公证的经验，笔者就涉外公证实务操作中需注意的问题谈了以下几点，望大家共同探讨：

　　一、 什么公证属于涉外公证的范畴?

　　在办理涉外公证的过程中，大家普遍认可的是凡是发往国外使用的公证书均属于涉外公证，应由具有涉外资格的公证处及公证员办理，公证文书必须使用涉外专用水印纸出具。在这里应该指出：当事人所要证明的对象含有涉外因素，也属于涉外公证。比如当事人取得了一个国外的毕业证书，申请对其毕业证书进行译文相符公证。一般来讲，大家看到的是一个纯英文的毕业证书，觉得应该是涉外公证。其实究其原因是因为当事人所要证明的对象含有涉外因素。但是现在有一个未引起大家充分注意的问题：华侨、侨眷、旅居我国的外国人申请办理的公证是否属于涉外公证的范畴?现在好多公证处是按国内公证办理的。笔者认为这样的公证事项应该属于涉外公证，应该由具有涉外资格的公证处及公证员来办理。因为根据涉外公证的概念，公证事项的当事人具有涉外因素也应属于涉外公证。之所以没有引起大家重视，也许是因为公证书的使用机关并不了解公证，不知道这种公证应该是涉外公证，并没有影响公证书的使用。但是笔者认为我们既然是专业的公证人员，就应该严格按照公证程序办理，严格区分国内公证和涉外公证，而不能因为当事人没有提出异议放松对工作的要求，影响办证质量。至于是否应该使用公证专用纸，笔者认为若是发往国内不必使用公证专用纸。因为公证专用纸是专供公证机构制作发往域外或港澳台地区的公证书使用。

　　二、当事人所要办理的公证事项的确定问题

　　经常有当事人来我处询问"我要出国，需要办理什么公证?"，这就向我们提出一个问题，当事人所要申请办理的公证事项是由我们来确定的吗?笔者认为：我们不宜为当事人确定其应该办理的公证事项，只可以提出建议，因为我们毕竟不是签证机关，不能确定当事人办理什么公证就可以出国，更承担不起为当事人造成的法律后果。所以当事人到公证处做公证还得目标明确。经常有当事人到公证处"徒劳往返"。原来是因为这些当事人没搞清楚出国需要做的公证项目和具体内容，结果所做的公证被签证官所否决。比如，公证中有直接公证和间接公证两类，以学历公证为例，前者直接证明你是什么学历，但不为学历证书做公证;后者则证明你的学历证书复印件与原件相符，证书真实。因此，当事人必须认真阅读、准确理解各国对于公证的要求，明白签证官所需要的公证是什么样的公证。又比如，美国方面对中国方面出具的双语公证书还要求有一份"译文相符"的公证，以证明翻译过来的英语与原来的中文意义相同，因此一份公证书便成了两份。

　　例如，最近来我处办理父母单方带孩子出国旅游公证的当事人增多，这是因为正值学校放假期间。而父母单方带孩子出国旅游签证时需要提供父母与孩子的亲属关系及不出国的一方同意另一方带他们的孩子出国的声明书或者委托书公证。一般来讲，代办出国的旅行社都知道应该采取声明书还是委托书，并且有固定的格式。这就需要当事人向旅行社咨询，而不是来公证处让公证员确定该怎么做。因为公证程序本来就是基于当事人的自愿申请启动，所以当事人既然来到公证处就应该是已经明确知道自己要办什么，办完这个公证要达到一个什么目的。根据笔者多年的办证经验，当事人所前往国家甚至所前往学校不同、办证用途不同等，对方国家所要求办理的公证事项都有很大差别，所以公证员只能根据自己的办证经验告知当事人一些常办的公证事项，但不能为当事人确定其应该办理的公证事项，最终还是应该由当事人自己来明确。

　　三、 要充分了解不同国家对公证书的不同要求

　　这一点是非常重要的，关系到我们所出具的公证书能否有效使用的问题，即关系到公证书的涉外效力问题。不同国家对涉外公证文书的要求不尽相同。很多欧洲国家、部分亚洲国家需要对中国公证机关出具的公证书予以认证，否则无效。《中华人民共和国公证法》第33条规定："公证书需要在国外使用，使用国要求先认证的，应当经中华人民共和国外交部或者外交部授权的机构和有关国家驻中华人民共和国使(领)馆认证。"认证的一般程序是先由我国的外交部领事司或有关省市外事办认证，证明公证书上公证机构的印章和公证员的签名章属实。然后由公证书使用国的驻华大使馆、领事馆认证，证明公证书上我国外交部门的印章属实。如果所前往国家有认证的要求，当事人拿到公证处的公证书后，应把公证书先予以认证。

　　又比如，美国、韩国、奥地利等国家对中国出具的双语公证书还要求有一份"译文相符"的公证，以证明翻译过来的英语与原来的中文意义相同，因此一份公证书便成了两份。而办理前往阿根廷定居、留学的公证书必须要有涉外公证员的亲笔签名才生效。

　　四、涉台公证

　　涉台公证是指公证机构办理的公证当事人或当事人之一是台湾同胞，或公证书将发往台湾地区使用的公证事项。鉴于台湾地区与内地关系的特殊性，涉台公证是政策性很强的公证业务。它既不同于涉外公证，也不同于一般的国内公证，与涉港澳公证也有很大差别，它是公证机构办理的一类特殊的公证事项，需要引起我们的足够重视。首先，涉台公证不适用主办公证员负责制，涉台公证必须要经过审批。在办理涉台公证的过程中，公证员应具有高度的政治敏锐性。其次，发往台湾地区使用的公证书要按规定由地方公证协会向台湾海基会寄送副本。这是基于1993年4月29日内地海峡两岸关系协会与台湾海峡交流基金会签署的《两岸公证书使用查证协议》。《两岸公证书使用查证协议》主要包括两方面的内容：1.公证书副本寄送。协议共规定了继承、收养、婚姻、抚养、定居、死亡、出生、委托、学历、财产权利10项公证须寄送公证书副本。这10项公证书是两岸相互使用的公证书中最常用的，也是关系到两岸同胞重大人身和财产权益的事项。1994年，经海协会和海基会协商又增加了涉及病历、经历、税务和专本证书四类公证须寄送公证书副本，使寄送副本的项目达到目前的14项。2.查证。查证是指使用部门对公证书的真实性发生疑问，退回原出证机构核查的一个程序。