申请境外商标所需公证认证流程2018最新指南

申请境外商标所需公证认证流程2018最新指南。

我国企业在国外办理的商标事宜一般包括以下几种：商标的注册申请、续展申请、注册人／申请人的名称和／或地址变更申请、转让申请、商标申请驳回的复审、商标的异议或异议答辩、撤销或撤销答辩以及商标争议。

一、办理上述商标事宜所需的文件

由于各个国家对各类申请所要求提交的文件不同，对文件的具体要求不同以及对文件规定的提交时间不同，在此无法也无必要逐一阐述。总的来说，商标注册申请所需提交的文件会涉及到委托书，所有权声明书或使用，打算使用声明书，申请注册商标的国内注册证明或经证明的注册证复印件、经证明的申请人的企业法人营业执照复印件。有少数国家有时还会要求提交经证明的商标中中文字的含义及译音。续展申请一般需要提交委托书，少数拉美及亚洲国家还需提交使用宣誓书或声明书。变更注册人名称申请一般都需要提交委托书及注册人所属国主管当局出具的变更证明。转让申请一般则需要提交受让人签署的委托书及转让人和受让人共同签署的转让协议书。至于上面提及的驳回复审等其它事宜，有时往往需要当事人签署法定声明书或异议或撤销申请书或答辩书并提供相应的证明材料。

二、与商标事宜相关文件的公证和认证 办理商标事宜所需文件的证明，根据国际惯例，国与国之间一般遵循互惠原则。

根据我们近年来的涉外代理经验，归纳了以下几条规律：

1．欧美等发达国家对商标申请所需文件的要求比较简单，手续简便。一般只要求提交经申请人签署的委托书或声明书即可，不需办理文件的公证或认证。

2．中东、南美及非洲对商标注册申请文件的要求较繁锁。在中东及南美洲的约二分之一的国家，在非洲也有近二分之一的国家要求申请人签署委托书后要办理在其驻华使馆的认证。此外，不少国家还要求提交经其驻华使馆认证的申请人的法人资格证明(营业执照等)和国内注册证明或商标所有权声明书。

3．对注册人更名证明和商标转让协议书，各国对文件的公证和认证要求较商标注册申请所需文件的公证和认证要求更为普遍。

4．一些发达国家，例如英国、法国、德国、日本等都已先后取消了在申请商标注册时提交委托书的要求。在上述国家，只要申请人在委托函中提供了申请商标注册所需的信息，如申请人的名称、地址、企业的性质、申请注册的商标和商品以及商标的使用情况等，并按申请注册国的要求提供所需的商标图样后，国外代理就会依据委托函上的信息立即向其商标主管当局提交商标注册申请，取得申请日和申请号。

综上所述，进行文件的公证和认证是在国外办理商标事宜中经常会遇到的问题。

三、办理商标文件公证和认证中应注意的问题

1．委托书、声明书等签署文件

对委托书，各类声明书以及转让协议书等签署文件而言，一般要求证明签字人的签字属实，有时还要求证出签字人的职务，甚至有些国家还要求签字人应该在公证人员面前签。对有公证要求，特别是有认证要求的签署文件而言，一般都要先在签署文件的空白处填上相关的内容并由营业执照上所示的法定代表人签署。此外，送办公证认证时要附上有效的申请人的营业执照复印件。在需同时提交委托书和声明书的国家，要注意两份文件必须由同一人签署。

2．本国注册证明、营业执照等证明文件

对于国内注册证明或国内注册证复印件、营业执照复印件以及更名证明，一般要求证明文件上的印章属实或复印件与原件相符以及译文与原文一致。另外，当上述文件需办理驻华使馆认证时，必须按其要求提供指定文种的译文文本。

3．注意各别国家对认证的特殊要求

诸如根据哥伦比亚当地法律，要求哥伦比亚使馆在对商标注册申请用委托书认证证词中必须证出以下三点：①申请人是合法存在的；②申请人在从事其营业活动；③签字人有权签署该委托书。因此对于哥伦比亚的委托书，一定要由营业执照上所示的法定代表人签署。另外在办理委托书认证时，必须同时提供经公证的并附有西班牙译文的申请人的企业法人营业执照的复印件以及国外代理的来函，而且要明确并准确地向哥伦比亚使馆阐述对认证的要求。

4．注意各国使馆对认证文件所需的份数、译文文种的要求及其它的特殊要求

例如在菲律宾、委内瑞拉、意大利等使馆办更名证明等文件认证时，使馆要求提供一式两份的正本文件。在意大利办更名证明等，在埃塞俄比亚使馆办委托书、国内注册证明等文件认证时，需按各使馆要求填写认证申请书。此外，在埃塞俄比亚办理文件认证，还需向使馆明示文件的用途并附上国外代理来函的复印件。

5．在未建交国家商标申请文件的认证

在尚未建交的国家，如洪都拉斯、尼加拉瓜、危地马拉等国，在第三国使馆同意给予认证的情况下，可通过既与我国又与申请注册国有外交关系的第三国驻华使馆认证。关于申请国接受哪个国家使馆认证，最好先得到申请注册国当地代理的确认。

6．注意文件提交的期限

对申请所需文件的提交时间，各国都有具体规定。因此特别是对文件需办理使馆认证的，一定要注意文件提交的时间要求以便早日取得申请日和避免因未及时提交文件而导致申请失效。

按照申请注册国的要求及时并准确地提交申请所需要的文件是我们在办理商标事宜，特别是申请商标注册和办理续展的一个重要环节。搞得不好，不但会耗费资金、影响申请的质量，还会直接影响申请的进程，以至导致申请或注册失效。有时甚至会给申请人带来无法弥补的损失。商标代理是一项专业性很强的工作，因此在国外办理商标事宜，最好委托有经验和有实力的代理机构办理以保证申请的顺利进行。